实体印章和纸质合同应用模式具体有哪些安全隐患?要怎么预防? - 爱问答

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实体印章和纸质合同应用模式具体有哪些安全隐患?要怎么预防?

实体印章应用模式与现阶段互联网模式下的企业运营不相适应,存在以下隐患:

  • 现状1:实体印章需要专人保管、固定场所存管,用章灵活性与及时性难保障;

  • 现状2:实体印章外观易被复制,印鉴真伪鉴定滞后,印章制假风险难于防范;

  • 现状3:随着印章种类与数量不断增加,分支机构用章效率降低、管章难度大;

  • 现状4:用章台账手动填写,易篡改易损毁且难以追溯用章记录,印章审计难。

与实体印章管理现状相对应,纸质合同应用与管理模式也存在“水土不服”:

  • 现状1:在线审批与线下盖章环节断层,纸质合同内容一致性比对耗时耗力;

  • 现状2:合同签字、盖章容易被模仿,文件真假鉴定很难通过肉眼精确判断;

  • 现状3:纸质合同寄送、存储耗费时间长、成本高,时间越长管控难度越大;

  • 现状4:合同归档专人管理,存储时间越长,管理成本越高、检索难度越大。

如何打消实体印章、纸质合同的应用模式与信息化办公间的冲突,实现效率与风控两手抓?

我认为要实现实体印章与纸质合同应用效率与风险控制兼顾,应实现印章与合同管理电子化、一体化:

1、印章使用与合同存储电子化

(1)合同审批+印章使用电子化:实现合同审批、合同盖章、合同归档等关键流程全程在线化,缩短传统印章使用流程。

印章申请人借助电子签约平台提出盖章请求,合同内容经审批后由印章管理员执行盖章,合规高效、操作快捷。

(2)合同鉴定+印章鉴定一体化:使用电子印章签署的电子合同具备签署内容不可篡改、签署身份可识别等特性,可在线实时验签,提升风险防范及时性。

与实体印章制假难辨识、纸质合同篡改、冒名签署等违规操作相比较,电子印章+电子合同的应用模式改善了传统印章鉴定滞后的弊端。

2、印章管理与合同管控一体化

印章与合同管控一体化方案实现印章与合同统一管理。通过电子签约平台,企业可设置每一枚电子印章对应的合同类型、印章使用人,提升印章与合同使用和审计效率。同理,经电子合同平台签署的电子合同可关联历史合同,提升风险控制能力。

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